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-- 發布時間：2013/6/27 9:09:23
-- 非常實用的幾個Office應用使用技巧
巧用“項目符號和編號”實現Word表格中序號的自動填充 在Excel 中填充序號是較為容易的，只需拖動填充柄并配合快捷鍵的使用，在Word 中沒有專門的工具實現這一操作。筆者嘗試使用“項目符號和編號”office2003精簡版在Word 表格中進行序號的自動填充，比較方便。具體做法是：選中待填充單元格，然后打開“項目符號和編號”對話框，選擇“編號”選項卡，按序號的格式，合理設置編號格式后單擊確定按鈕，即可完成序號的填充。
在Word 中使用個性模板
打開Word 時會同時新建一個空白文檔，該文檔按文檔模板Normal 的格式設置。對于某一單位或個人而言，可能希望使用具有獨立風格能夠體現個性的文檔模板，如帶有單位或個人標志、圖片背景、特定的頁眉頁腳等，每次打開Word時按該文檔模板新建空白文檔。經過以下幾個步驟，您就可以創建一個個性化文檔模板：
1.在打開的空白文檔中按照需要進行個性化的格式設置；
2.將該文檔保存為文檔模板，可暫命名為Normal_1；
3.關閉office2003精簡版Word 程序，打開資源管理器，在路徑(不同操作系統路徑有所不同，下面為Windows XP 下的路徑)C
ocuments and Settingsadministrator(或超級用戶名)Application DataMicrosoftTemplates(Application Data為隱藏文件夾)下將原模板Normal 刪除，并將新建的文檔模板Normal_1 重命名為Normal。這樣，當再打開Word 時新建的空白文檔即具有自己的風格了。使用Ctrl 鍵和鼠標滾輪靈活調整頁面顯示比例在Word及Excel 中的“常用”工具欄下均有一個“顯示比例”下拉列表框，用于改變頁面的顯示比例，以便于瀏覽和編輯，但使用起來稍顯煩。比較簡便的方法是按住Ctrl 鍵，同時滾動鼠標的滾輪，即可按一定級差(在Word 中為10%，在Excel中為15%)改變顯示比例，靈活方便。在Excel 中使用Ctrl 鍵實現序號的快速填充在Excel 中輸入序列號1、2、3、......的常規方法是：先在頭兩個單元格中分別輸入1、2，然后選中這兩個單元格拖動填充柄，此法稍顯麻煩。比較簡便的方法是：在第1 個單元格中輸入1，然后按住Ctrl 鍵，同時拖動填充柄即可。連續年份如2001、2002、......也可采用此法輸入。
在Excel 中進行文本的“段落”格式設置
Excel 主要用于數據處理，但有時也需在Excel 中進行文本編輯。Excel 的文本編輯功能遠遜于Word。下面介紹在Excel 中進行文本“段落”格式設置的方法。
1. 行距設置文：打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡，打開垂直對齊下拉列表框，選擇分散對齊或兩端對齊，然后通過調整行高即可調整文本行距。選擇分散對齊或兩端對齊后即設置為自動換行。
2 . 段前、段后間距設置： 使用Alt+Enter組合鍵形成段前、段后空行即可獲得段前、段后間距。
3. 縮進：打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡，調整微調器控件的值即可實現左縮進；將輸入法提示條上全角和半角切換按鈕調整為全角方式并使用空格鍵可實現一定字符的首行縮進。
在Excel中使用“條件格式”進行文本的格式設置
在“條件格式”對話框中有“單元格數值”和“公式”兩項，多數人只將“單元格數值”項應用到數字的格式設置，實際上“單元格數值”項亦可應用到其他數據類型。例如，將B 列各單元格“市場部”3字設置為紅色，其步驟是：
1. 選定B 列；
2. 打開“條件格式”對話框，將條件設置為：“ 單元格數值”、“ 等于”、“=$B$3”，并將格式設置為字體紅色，單擊“確定”按鈕即可。
使用RANK()函數實現自動排序
在圖4所示的學生成績單中，希望在不改變原有學號排列的情況下，按總分在名次列中標出每個人的名次。類似的情況還有許多。這時可使用RANK()函數實現。
RANK()函數用來返回指定數字在一列數字中的排位。RANK()函數的格式為：
RANK(number，ref，order)
其中number為待排序的數字；ref為一列數字；order 用于指定排位的方式，如果為0 或忽略，降序；非零值，升序。
下面使用RANK()函數實現自動排序。其步驟為：
(1 )在I 3 單元格中輸入“=RANK(H3，H3：H7)”；
(2)拖動填充柄向下復制公式至I7 單元格中。在這里應使用絕對引用$H$3：$H$7，用$H$3：$H$7 替換H3：H7 即可完成指定任務。
在Excel 中使用RAND()函數實現隨機選題
在計算機文化基礎教學中，一般使用《試題匯編》進行訓練和考核�！对囶}匯編》每單元同類型題20個，從每單元中抽出一題即可組成一套試卷。具體操作中，我們通過使用RAND()函數實現隨機選題并配合郵件合并為每名學生制作選題單，實現了題目選擇的隨機性，從而保證了考核質量。對如何使用郵件合并在此不再贅述，下面只介紹使用RAND()函數實現隨機選題。
RAND()函數用于返回一個大于0且小于1的隨機數(帶有多位小數)，而題目應在1～20 之間。在使用時采取了如下方法：
(1)在C4單元格中輸入函數“=ROUNDUP(20*RAND()，0)”。
這里同時使用了兩個函數：RAND()和ROUNDUP()。20*RAND()用于產生一個大于0 且小于20的隨機數( 帶有多位小數)。ROUNDUP()函數的格式為： ROUNDUP(number，num_digits)
其功能是按參數num_digits 指定的位數對參數number 向上舍入。當參數num_digits 為0 時，則將num_digits 向上舍入為整數。
在本文中，ROUNDUP(20*RAND()，0)用于將20*RAND()向上舍入為整數。
(2)拖動填充柄填充到其單元格中，即實現了隨機選題。然后再在Word 中使用郵件合并即可為每一名學生制作選題單。