進入總帳模塊后,點擊系統設置下拉菜單的“自動轉帳分錄定義”,出現一張憑證格式“自動憑證”，在這里可以定義自動轉帳憑證。
如：結轉銷售收入，借：銷售收入/貸：本年利潤�！痉咒浱枴渴亲詣訋С鰜淼模弧痉咒浢�稱】：填“結轉銷售”；【摘要欄】：“結轉銷售”；【科目】欄：按F2，選“501銷售收入”；【金額來源公式】攔：右鍵，【取數函數】選“KMYE總帳科目余額取數函數”；【取數方向】選“MD期末貸方余額”；確定，【代碼選擇窗口】點“損益”，點501銷售收入，確定，回車，到【科目】欄，點F2，選“321本年利潤”，回車到【借/貸】欄，按F8，借轉換為貸，回車到【金額來源公式】攔，右鍵，【取數函數選】“ZDDP憑證對平函數”，存盤。本自動轉帳分錄到此定義完畢，在以后的憑證錄入時點自動憑證就可以調用。
再如，結轉管理費用。借：本年利潤  /  貸：管理費用（各明細）[這里介紹智能推進]。 點擊系統設置下拉菜單的【自動轉帳分錄定義】,出現【自動憑證】后，【摘要】欄：結轉“管理費用”；科目欄：按F2，選“321本年利潤”；【金額來源公式】攔：右鍵取數函數選“ZDDP憑證對平函數”；確定，回車，到【科目】欄，點【智能推進】，出現分錄智能推進對話框，【摘要】：結轉“管理費用”；【科目代碼】：“521管理費用”，回車，【憑證借貸】，選憑證貸方分錄，【取數方向】，選期末借方余額，點【確定】，回到自動憑整窗口，這時即可看到系統已把“管理費用下的各明細科目的取數函數自動生成在金額來源欄，點存盤。本自動轉帳分錄到此定義完畢，在以后的憑證錄入時點自動憑證即可調用。