在會計業務中存在一類憑證（多為轉賬類），它們每月重復地有規律出現。例如：每月提取折舊費、按月上交稅金、按月發放工資、月底結轉管理費到損益賬戶等。這些憑證的摘要、借貸方科目每月基本不變，金額的來源或計算方法也基本不變，因此我們可以把此類憑證的摘要、借貸方科目、金額的來源或計算方法預先存入計算機，將其稱為“自動轉賬分錄”并用不同的“分錄號”標記命名。每月使用時，告訴計算機“自動轉賬分錄”的分錄號，由計算機自動調入該“自動轉賬分錄”并根據預先定義的金額的來源或計算方法自動填制相應的金額，產生憑證。這樣，就不必每月重復輸入此類憑證。這種預先定義分錄的結構，再由計算機自動編制憑證的過程稱為“自動轉賬”。預先定義的分錄稱為“自動轉賬分錄”，簡稱“自動分錄”。