6.4 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總裁同意后再作決定，嚴防泄密。

6.5 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。

6.6 非檔案管理人員，未經批準不準進入。

6.7 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。