在word中輕松設置長文檔的頁眉頁腳

　最近，學校要迎接一項評估，需要上交的自評報告除了封面目錄、正文以外，還有一份十多頁的附錄。在準備打印裝訂的時候，發現有些麻煩：首先是頁眉，封面和目錄不能有頁眉；正文部分要求奇數頁和偶數頁的頁眉不同；而附錄部分的頁眉與正文中的又有不同。其次是頁腳，頁腳中的頁碼和正文不同。當然封面和目錄部分還是不能有頁碼。
    

　　以往也曾經遇到過這種情況，那時的處理方法是將封面目錄、正文和附錄分別存成不同的文件。在每個文件中分別進行頁眉頁腳的設置，實在不行就用文本框逐一設置，最后打印裝訂成冊就可以了。但這樣一來就造成電腦中文件管理非常亂，一份文檔的封面、正文、附錄分別存成不同的文件，找起來非常麻煩。所以，這次我們要在這個長文檔中直接進行相關的設置，解決以前的煩惱。
    

　　 文檔必要的處理
    

　　 其實Word對頁眉和頁腳的操作是可以針對節這個單位的。所以，我們首先應該做的就是讓首頁、目錄、正文部分及附錄部分分別處于不同的節當中。
    

　　 操作的方法是：先將鼠標定位在正文開始的地方，點擊菜單命令“插入→分隔符…”，打開圖1所示的對話框。選中“分節符類型”中的“下一頁”單選項（要注意不能用上面的分頁符代替）。在附錄部分開始的地方，用同樣的方法也插入一個分節符。要注意的是，如果以前在正文開始處和附錄開始處曾經使用過“分頁符”來進行強制分頁的話，也應該刪除此分頁符。
    

頁眉頁腳設置

　　 1. 首頁和目錄

　　 首頁和目錄既然不想要頁眉和頁腳，那么我們就不需要什么操作。

　　 2. 頁腳設置

　　 先將鼠標定位于正文部分某頁，點擊菜單命令“視圖→頁眉和頁腳”，顯示“頁眉和頁腳”工具欄。此時該節的頁眉處于可編輯狀態。切換到頁腳編輯，先點擊工具欄上的〔鏈接到前一節〕按鈕，使其與前一節“斷開聯系”（頁腳上方右側的“與上一節相同”字樣消失）。點擊菜單命令“插入→頁碼…”，打開“頁碼”對話框，確認“首頁顯示頁碼”復選項被選中，然后點擊下方的〔格式…〕按鈕，打開如圖2所示的 “頁碼格式”對話框。選中下方的“起始頁碼”單選項，并在右側的輸入框中輸入“1”，確定后退出。當然，也可以設置頁碼的格式和對齊方式等。附錄部分也可以采用同樣的方法使其也從第一頁開始編號。

3. 頁眉設置

　　 將鼠標定位于正文部分，點擊菜單命令“文件→頁面設置”，打開“頁面設置”對話框。點擊其中的“版式”選項卡，并點中其中的“奇偶頁不同”復選項，并確認“應用于”的范圍為“本節”，如圖3所示。

雙擊正文部分的頁眉，進入編輯狀態，如圖4所示。仍然要先點擊工具欄中〔鏈接到前一個〕按鈕，使其與前一節“斷開聯系”，然后編輯本頁的頁眉文字。

圖4

　　由于我們的要求是奇偶頁的頁眉不相同，所以，還得到下一頁中編輯另一頁眉。需要注意的是別忘了點擊〔鏈接到前一個〕按鈕，以保證所做的修改只在本節有效。

　　 附錄部分的頁眉設置與正文部分是一致的。在操作時應注意先點擊“鏈接到前一節”使其與前節斷開聯系。同時，按照要求附錄部分的奇偶頁的內容應設置成同樣的內容。

PowerPoint六個方便的鍵盤快捷方式

　通常情況下，你可以利用屏幕左下角的視圖按鈕在幾種不同的視圖狀態（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進行快速切換。但你恐怕不知道使用鍵盤與視圖按鈕相配合還可以獲得完全不同的效果。（點擊查看更多軟件使用技巧）

如單擊“普通視圖”按鈕時，如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”，再單擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。

　　而如果單擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時，按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

　　另外，你還能讓PowerPoint在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時候預覽得到的結果。為了實現這個效果，需要進入“普通視圖”，然后選擇第一個想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并單擊“幻燈片放映”按鈕�？梢詥螕艋脽羝�縮略圖進行換片，就像進行全屏幕幻燈片放映時一樣。

　　如果想得到更多的選項，可以按住Ctrl+Shift組合鍵，然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl+Shift+“普通視圖”按鈕會關閉左側的標記區和備注頁，并把幻燈片擴充到可用的空間。

　　Ctrl+Shift+“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl+Shift+“幻燈片放映”按鈕會打開一個“設置放映方式”對話框。

三招兩式：就可以把Excel舊表翻新

辦公之人常常遇到很多頭疼的重復性工作，比如制作各種報表，表頭不變，得填寫不同的數據或者其他繁瑣的內容，有沒有技巧讓Excel翻新，提高工作效率呢？為你介紹下面幾個方法。

　　替換 新報表的表頭結構或表格說明中需要修改的地方如果沒有重復，直接改寫即可；如果有重復，用“替換”功能也很方便，具體方法如下：選擇“編輯→替換”命令，打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”選項，在“查找內容”處填寫舊表中的內容，在“替換為”處填寫改寫后的內容，單擊“全部替換”，多處更改一次完成。

　　粘貼鏈接 如果表格中有幾處都重復一串單元格的內容，為了便于以后修改，可以在開始創建表格結構時，先寫下這串單元格的內容，再選定，執行“復制”命令，在另外需要重復的各處，分別執行“選擇性粘貼→粘貼鏈接”命令，這樣粘貼的結果都是單元格地址的引用，在新的報表中修改時先寫下的那串單元格內容，其他各處相應內容隨即被更新。

　　定義名稱 一些形式相同引用位置不同的函數可以創建表格時定義名稱，選中要定義的單元格，執行“插入→名稱→定義”命令，在“當前工作簿中的名稱”欄中輸入名稱，在“引用位置”欄中輸入函數，添加確定即可。在需要計算的各處輸入“=”，接著輸入所定義的名稱。

　　粘貼運算 需要在原報表基礎上增加相同數量時，可以在最后一列相應單元格把數值加上，復制，再選中學生成績單元格，執行“編輯→選擇性粘貼”，在“運算”一欄中選中“加”單選項，這樣相應單元格就增加了相同數量。

PowerPoint課件中Flash控制攻略

　　在PowerPoint課件中，插入Flash動畫已經不是什么新鮮事了。這不，這次的英語課件中，應英語老師的要求，插入了網上找來的一個Flash英文歌，果然為課件增色不少。但英語老師提出要在課件中能控制這個英文歌，比如說播放、暫停、快進、快退等功能。呵呵，這倒也難不倒我，用Office中的VBA就可以做到。（點擊查看更多軟件使用技巧）

插入Flash影片

　　單擊“視圖/工具欄/控件工具箱”，選擇“其他控件/Shockwave Flash Object”，在幻燈片中用鼠標拖出一個方框，調整好大小。這樣，我們用插入控件的方法插入一個Flash控件，選擇當前控件，在“屬性”面板中作如下設置：“Movie”中填入所需的Flash影片名稱，“名稱”就用默認的“ShockwaveFlash1”，這個名稱在后面的VBA編程中要用到。

　　插入命令按鈕

　　1. 制作(播放)按鈕

　　在“控件工具箱”中選擇“命令按鈕”，在幻燈片中拖動，即可拖出一個命令按鈕。調整好大小，在“屬性”面板中作如下設置：“名稱”中輸入“cmd_play”，“Caption”中輸入“播放”。雙擊該按鈕，進入VBA編輯窗口，輸入如下內容：

　　Private Sub cmd_play_Click()

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　2. 制作(暫停)、(前進)、(后退)、(返回)、(結束)按鈕

　　按鈕制作的方法同上�！皩傩浴泵姘逯蟹謩e作如下設置：暫停按鈕的“名稱”為“cmd_pause”，“Caption”為“暫停”；前進按鈕按鈕的“名稱”為“cmd_forward”，“Caption”為“前進”；后退按鈕的“名稱”為“cmd_back”，“Caption”為“后退”；返回按鈕的“名稱”為“cmd_start”，“Caption”為“返回”；結束按鈕的“名稱”為“cmd_end”，“Caption”為“結束”。

　　分別為各個按鈕加上VBA，命令依次如下：

　　Private Sub cmd_pause_Click()

　　ShockwaveFlash1.Playing = False

　　End Sub

　　Private Sub cmd_forward_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum + 30

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_back_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum – 30

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_start_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = 1

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_end_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.TotalFrames

　　End Sub

　　說明：在(前進)、(后退)、(返回)按鈕中，后面均加上一條播放命令，是因為在實際應用時，發現后面如果沒有播放命令的話，Flash影片會停止播放，所以這句是萬萬不可少的。

　　3. 播放幻燈片

　　看看按鈕是不是可以控制影片了呢？什么？沒反應，那一定是你的宏的安全性設得太高了，單擊“工具/宏/安全性”，將“安全級”設為“低”。重新打開PowerPoint，可以了吧。

用Office的郵件合并功能批量打印證書

每年六月份是各學校畢業生工作最繁忙的時段，統計學生資料、成績、打印畢業證書等等，有大量的數據信息需要處理，必須要認真仔細對待的一份十分繁瑣的工作。在傳統情況下，我們手動在畢業證書上進行填寫，十分煩瑣。

　　而今天我們就利用永中Office 的郵件合并功能，來學習如何快速處理大批量的畢業證書，使我們各位老師的管理工作可以變得更為快捷輕松。

　　這里我們以制作初中畢業證書為例:

　　步驟一:制作證書模板

　　先建一個文件處理文檔，選擇“格式化--分欄”命令可以將頁面設置為三欄的效果，在相應的位置輸入對應的內容，將需填寫學生信息的地方空出，可以制作出如圖1的畢業證書效果。

圖1

步驟二:建立學生資料庫

　　切換到電子表格應用中，在工作表中將各個學生的畢業證年號、姓名、性別、學籍號等信息輸入完成，如果有已統計好的文檔，可以將內容直接復制到工作表中或將xls格式的微軟導入到當前集成文件的電子表格中，完成后如圖2所示:

　　小竅門:學生的學籍號一般由16位組成，輸入單元格時會顯示為科學計數法形式，不易查看，可以修改單元格格式為數值型即可正常顯示了。

圖2

　　步驟三:進行郵件合并

　　將打印畢業證書的資料準備好后，就可以利用永中Office強大的“郵件合并”功能快速完成工作了。

　　在文字處理應用中選擇“工具--信件郵件--郵件合并”命令，按提示信息點擊圖上的折疊按鈕(如圖3)，將自動切換到電子表格中應用中，然后拖拉選取相應的學生資料信息，返回文字處理中。

圖3

　　之后會界面中會出現郵件合并的工具條，那么接下來在相應的位置插入對應的合并域信息，效果如圖4:

圖4

　　再點擊郵件合并工具條上“合并到新文檔”按鈕，就會出現一個新的文檔，其中已將每個學生的畢業證書填寫完成了，可以瀏覽一下實際效果，如圖5:

圖5

　　然后在打印機中放好空白的畢業證書，點擊“打印”按鈕即可快速完成每位學生的畢業證書填寫，最后只需蓋上學校的公章就大功告成了。

Word入門教程：更改文件打開的默認位置

 啟動Word 2003，執行“文件”→“打開...”，默認情況下，彈出的“打開”對話框中顯示的是“我的文檔”文件夾內容。如果用戶需要經常使用另外一個文件夾存放常用的Word文檔，可以通過更改此項設置，更方便地對Word文檔進行管理和操作。步驟如下:

　　1.依次執行“工具”、“選項...”，打開“選項”對話框，切換到“文件位置”選項卡。

　　2.在“文件類型”列表框中選擇“文檔”，單擊“修改...”按鈕(或直接雙擊此項)，打開“修改位置”對話框。

　　3.在“查找范圍”框中選擇用于存放常用Word文檔的文件夾，單擊“確定”按鈕。

　　4.關閉“選項”對話框。默認的打開工作文件夾位置已更改完畢。

　　注意:

　　1.此項設置對“另存為”操作的默認工作文件夾設置同樣有效。

　　2.如果在使用Word過程中打開了其他位置的文檔或將文檔保存到其他位置，執行“打開...”(或“另存為...”)操作，“打開”(或“另存為...”)對話框顯示的是Word最近所使用的打開或保存到的文件夾。

　　具體操作的動畫演示過程如下: