方法二.  借助金山詞霸實現

　　雖然使用Word的拼音指南功能查讀音很方便，但它對Word的版本要求很高，如果您的Word只是2000版，就無法使用這種功能了。不過，不用灰心，如果您的電腦上安裝了金山詞霸軟件，那么我們還可以借助金山詞霸來讀出生僻字的讀音來。

　　首先打開金山詞霸軟件，然后也是使用五筆等字形輸入法將生僻字輸入到了查詞窗口中，然后打一下回車，或者點擊一下“查詢”按鈕即可在翻譯窗口中找到該字的讀音。如圖2所示

圖2

　　【小提示】  第二種方法要求所安裝的金山詞霸必須是完全版，否則可能會因為未安裝《高級漢語詞典》而導致詞霸無法查出該字的正常讀音

減少Word文檔丟失的幾個實用建議

沒有什么事情比一篇長的文章剛剛打完機器停電且未存盤更糟糕了。其實，我們完全可以進行一些設置，在斷電或類似問題發生之后將損失減少到最低限度。

    一、改變Word 定時存盤的時間間隔

    在許多軟件中都內置了定時存盤的功能，每過一段時間如果用戶沒有存盤，軟件就會代為執行，的確非常方便。不過，Word中默認的定時存盤的時間間隔比較長， 由于時間越短，Word 保存文檔越頻繁，在 Word 中打開文檔后出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息就越多，所以我們完全可以自行設置，將它變得短一些，這樣最多只會在很短的時間內的文章不存盤，從而減少損失。具體操作如下：

    （1）單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“保存”選項卡；

    （2）選中“自動保存時間間隔”復選框；

    注意：（1）定時保存文件功能僅對Word格式的DOC文件有效，其它文件無效，所以筆者建議您在編輯的時候先存為Word格式，等編輯完成后再另存為其它格式；

    （2）如果是在運行 Windows 95 或 Windows 98 的計算機上使用 Microsoft Word，用于保存自動恢復文件的默認文件夾為：Windows\Application Data\Microsoft\Word 文件夾。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后續版本的操作系統，或者計算機上有不止一個活動用戶配置文件，自動恢復文件會保存在 Windows\Profiles\用戶名\Application Data\Microsoft\Word 文件夾下。用戶可以自行修改。

    二、讓 Word 保存文檔的備份

    如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一份備份的話，無疑使文檔保險了許多。而在Word中我們完全可以進行設置，讓Word保存文檔的備份。具體設置如下：

    （1）單擊“文件”菜單中的“另存為”命令；

    （2） 單擊“工具”按鈕，然后單擊“常規選項”命令；

    （3） 選中“保留備份”復選框；

    （4） 單擊“確定”按鈕；

    以后Word在編輯文檔時會自動地保存其備份，它的擴展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的范圍中選擇“所有文件”，直接打開即可。

    三、恢復自動保存的文檔

    如果您設置Word自動定時存盤，并且在時間間隔內設置了定時存盤的時間，那么，即使遇到所有在發生斷電或類似問題時處于打開狀態的文檔此時都會顯示出來，并且以自動保存1、自動保存2、自動保存3……方式打開，而僅僅只會丟失了最后一次“自動恢復”保存之后所做的修改。接下來您所要做的是趕緊將它們存盤就可以了。

    四、恢復受損文檔中的文字

    如果我們在試圖打開一個文檔時，計算機無響應，則該文檔可能已損壞。但是，有時候，我們的文檔雖然損壞了，但是我們仍然可以從中恢復受損的文字，以防止丟失工作成果。具體操作如下：

    （1） 單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“常規”選項卡；

    （2） 確保選中了“打開時確認轉換”復選框，然后單擊“確定”按鈕；

    （3） 單擊“打開”按鈕；

    （5）打開損壞的文檔后Word 會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔并恢復文本。成功打開損壞文檔后，可將它保存為 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、頁眉、頁腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復為普通文字，但不能恢復文檔格式、圖形、域、圖形對象和其他非文本信息。

    注意：如果在“文件類型”框中沒有看到“恢復所有文件中的文本”，則需要安裝相應的文件轉換器。

    五、購買UPS不間斷電源

    要想更有效地將Word文檔丟失減少到最低限度，最好、最有效的方法就是購買UPS不間斷電源，一旦系統斷電的話，UPS不間斷電源系統就會發出叫聲，提醒用戶存盤。

Office超強技巧連載─Excel打印技巧

沒有打印機一樣可以打印預覽

    在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊“開始”→“設置”→“打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發現已經可以打印預覽了。

    打印指定頁面

    一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發現其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”→“打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來），打開“打印內容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

    首行重復打印

表格也縮印

    有時為工作需要，可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來（在Word中可以通過“縮放”技巧來實現），可選擇“文件”→“頁面設置”，再在打開的“頁面設置”對話框中單擊“頁面”標簽，在“縮放”組下有一個“調整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內容時所需要的頁數（注意頁寬和頁高兩個值必須一致）就可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴重影響打印效果。

    打印選定區域

    選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經過這樣的設置后，無論是執行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來。

    此時，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進行打印操作。

    打印不連續的單元格（區域）

    如果僅僅需要將一些不連續的單元格（區域）中的內容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區域），選中多個不連續的單元格（區域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格（區域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。

    如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

    打印不連續的行（或列）

    有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行（列）標，選中不需要打印出來的多個不連續的行（列），右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執行打印操作就可以了。

    將公式打印出來

    如果要將單元格中的公式打印出來，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

    一次打印多個工作表

    在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續（或不連續）的工作表，進行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容”對話框中，選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

    讓每一頁都打印出標題行

    一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：:（這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

    異地打印Excel表格

    如果某臺電腦（A電腦）沒有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦（簡稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出“打印內容”對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，并設置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名（如a.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。

    讓工作表居中打印

    有時，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節下勾選“水平”復選框即可；如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時勾選這兩個復選項，這樣就美觀多了。

    自動避開錯誤值打印

    當工作表中存在公式時，有時難免會出現一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“＜空白＞”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。

    打印公式原形

    首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在“工具”→“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項即可。然后選擇“文件”→“打印”，接著單擊“選項”按鈕來選定區域、活動工作表或整個工作簿。

    調整打印機的分辨率

    單擊“文件”→“打印”，在打開的“打印內容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對話框下“打印質量”下拉框中可以選擇一種點數較低的分辨率，例如360點/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。

    以草稿方式打印

    以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的“按草稿方式”復選框。

    以單色方式打印

    不讓表頭到表格中

    有時打印表格線時，經常會把表頭也弄到表格里面。這時，可以選取表格中需要打印的區域（記住不要選擇表頭），然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會跑到表格里面去了。

    快速打開打印機窗口

    Excel XP具有后臺打印功能，執行打印任務時，你可以在前臺繼續從事其他操作，而系統會在后臺進行打印，狀態欄會顯示一個打印機圖標。此時，只需雙擊狀態欄中的打印機圖標即可打開打印機狀態窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

    打印預覽的妙用

    假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按“打印預覽”→“設置”，進入“頁面設置”→“頁面”，最下面有一項“起始頁碼”，默認是自動，現修改其默認值即可，如第一個工作表的結束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入6。

    打印行號和列標

    選擇“文件”→“頁面設置”命令，單擊“工作表”標簽，再選中“行號列標”復選框即可。

    不打印圖形

    對于一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實現：（1）執行“工具”→“選項”，單擊“打印”標簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的對號去掉。（2）在“打印”對話框中，按下端的“選項”按鈕，即可單獨打開“選項”對話框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。

    縱橫向紙張混合打印

    有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁（即需要橫向輸出的頁）的開頭，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”標簽下，將紙張類型設置為“橫向”，按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點之后”選項，確定退出；再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為“縱向”。

    雙面打印

    （1）在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數頁”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印完成后，將打印了內容的紙張翻過來裝入打印機（順序千萬不要搞錯喲），再將“偶數頁”打印上去就行了。（2）在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印完成后，系統會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數頁”內容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數頁”內容打印上去就好了。

    小提示

    如果打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實現雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠！

    打印連續頁碼

    默認情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”→“頁面設置”，進入“頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義頁眉”（或“自定義頁腳”）按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&［頁碼］”放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只須在“&［頁碼］”后輸入后者的總頁數（即尾頁碼，例如11），使其變成“&［頁碼］+11”的樣子。如果必要，還可以在“&［頁碼］+15”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&［頁碼］+11頁”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續的多個工作表了。

    小提示

    采用上述方法打印連續頁碼時，“頁面設置”、“頁面”選項卡中的“起始頁碼”選項應為“自動”。

在Word縱向排版時：讓數字和字母都站起來

    不少朋友會發現，在Word中進行文本的縱向排版操作時，輸入的數字和字母卻是“躺”著的(如圖1所示)，如果想讓這些數字和字母也能和文字一樣“站”起來，該如何實現呢？其實只要用好了Word中的“縱橫混排”功能，這一效果就可以輕松實現了。

數字和字母

    選定圖1中的數字或字母，單擊“格式”菜單中的“中文版式”，選擇“縱橫混排”命令，此時會打開“縱橫混排”對話框(如圖2所示)，勾選其中的“適應行寬”復選框，單擊(確定)按鈕就可以看到最終的轉換效果了。

數字和字母都站起來

    小提示：

    １．使用該技巧時應注意應用的數字的位數或單詞不能過大，雖然系統能根據行寬壓縮其大小，但字符過小會看不清內容。

    ２．該功能不支持對所有的數字和字母一起操作，只能一個一個地轉換。在實際操作時，我們可以先完成某個數字的轉換操作，然后將其選定，再利用格式刷工具對其他數字和字母進行格式的復制(雙擊工具欄中的(格式刷)按鈕可多次使用格式刷工具)。

數字和字母

    選定圖1中的數字或字母，單擊“格式”菜單中的“中文版式”，選擇“縱橫混排”命令，此時會打開“縱橫混排”對話框(如圖2所示)，勾選其中的“適應行寬”復選框，單擊(確定)按鈕就可以看到最終的轉換效果了。

數字和字母都站起來

    小提示：

    １．使用該技巧時應注意應用的數字的位數或單詞不能過大，雖然系統能根據行寬壓縮其大小，但字符過小會看不清內容。

    ２．該功能不支持對所有的數字和字母一起操作，只能一個一個地轉換。在實際操作時，我們可以先完成某個數字的轉換操作，然后將其選定，再利用格式刷工具對其他數字和字母進行格式的復制(雙擊工具欄中的(格式刷)按鈕可多次使用格式刷工具)。

更改程序設置 助你快速記憶Word快捷鍵

   很多朋友都希望能在Word中用快捷鍵來完成一些常用的操作�？赡切┛旖萱I特別難記，好多朋友的方法都通過菜單的提示來強行記憶(如圖1所示)。

圖1

　　但這個方法效果不好，而且平時大家都習慣于使用工具欄按鈕，要去菜單里找，有時還真不一定能找出自己需要的命令來，既費時又費力。

　　其實，我們完全可以通過一個小小的設置讓Word的工具欄按鈕上也顯示出相應的快捷鍵來：

　　(本操作技巧已在Office 2003版本下測試通過)

　　操作步驟如下:

　　1. 打開Word 2003軟件

　　2. 執行“工具”菜單→“自定義”命令， 然后在彈出的設置窗口中點擊“選項”按鈕。如圖2所示

圖2

3. 勾選箭頭標識的“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復選框后點擊“關閉”按鈕即可

　　4. 好了，再回到Word主窗口試試吧，看看現在是不是把鼠標放到工具欄按鈕上也能顯示出快捷鍵的設置來呢?如圖3所示

圖3

　　【小提示】其實，Word默認的快捷鍵并不很全，而每個人的使用目的又不相同，如果您經常使用的功能沒有預設快捷鍵那該怎么辦呢？

　　Word已經提供給我們一個自設快捷鍵的功能了。依然在圖2窗口中，點擊“鍵盤”按鈕，會彈出一個如圖4所示的快捷鍵設置窗口，如果我們需要給當前這個功能“FileNew”(意思是新建一份文件)設置一個快捷鍵，就可以直接將光標定位于“請按新快捷鍵”一欄，然后直接按動快捷鍵就行了，最后點擊“指定”按鈕，新的快捷鍵即可生效。

圖1