但這個方法效果不好，而且平時大家都習慣于使用工具欄按鈕，要去菜單里找，有時還真不一定能找出自己需要的命令來，既費時又費力。

　　其實，我們完全可以通過一個小小的設置讓Word的工具欄按鈕上也顯示出相應的快捷鍵來：

　　(本操作技巧已在Office 2003版本下測試通過)

　　操作步驟如下:

　　1. 打開Word 2003軟件

　　2. 執行“工具”菜單→“自定義”命令， 然后在彈出的設置窗口中點擊“選項”按鈕。如圖2所示

圖2

　　3. 勾選箭頭標識的“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復選框后點擊“關閉”按鈕即可

　　4. 好了，再回到Word主窗口試試吧，看看現在是不是把鼠標放到工具欄按鈕上也能顯示出快捷鍵的設置來呢?如圖3所示

圖3

　　【小提示】其實，Word默認的快捷鍵并不很全，而每個人的使用目的又不相同，如果您經常使用的功能沒有預設快捷鍵那該怎么辦呢？

　　Word已經提供給我們一個自設快捷鍵的功能了。依然在圖2窗口中，點擊“鍵盤”按鈕，會彈出一個如圖4所示的快捷鍵設置窗口，如果我們需要給當前這個功能“FileNew”(意思是新建一份文件)設置一個快捷鍵，就可以直接將光標定位于“請按新快捷鍵”一欄，然后直接按動快捷鍵就行了，最后點擊“指定”按鈕，新的快捷鍵即可生效。

Excel中用內置序列功能快速輸入員工姓名

我們在制作公司的相關表格時，經常要輸入員工的姓名，一個一個地輸入(特別是有些生僻字)，太麻煩了，可以將他們制作成內置序列，然后用“填充柄”來拖拉輸入：

　　先將員工姓名輸入到一列(行)連續的單元格區域中，然后選中他們，執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框(如圖)，切換到“自定義序列”標簽下，按“導入”按鈕將其導入到序列中，確定返回。

　　以后，只要輸入序列中某個員工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可輸入該員工后續的姓名了。

　　注意：①序列定義好了以后，原來工作表中輸入的員工姓名可以刪除；此序列對所有的Excel工作簿文檔都有效。②在“自定義序列”標簽，我們可以看到所有的“內置序列”。

簡單即美：Word中文件操作技巧大放送

眾所周知，制作編輯文檔需要用到文字處理軟件，現在Word是目前風糜全球、最流行的文字處理軟件。筆者用Word寫作也已經幾年了，在Word中我們經常要與文件操作打交道，幾次下來，竟然積累了一些比較實用的技巧，將它們整理成文，奉獻給大家。

    1、讓Word認識WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC機上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有中國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發現在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉換器，不通過中間轉換，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔！其實，以前我們曾記得在Office 2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它可以使得Word 讀取WPS 2000文件，但是經筆者試驗，發現安裝此轉換器無法使Word 讀取WPS Office文件。其實，筆者在金山公司的網站上發現他們已經推出了WPS Office的轉換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載，雙擊它，會彈出如圖1所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出您有沒有安裝過轉換器，并會自動地為您安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS 文件（*.wps）”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPSOffice文件了，當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

圖1

    2、在Word中批量轉換文檔

　　手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開\另存為”之間嗎？其實，在Word中出能夠批量轉換文檔！只要我們試著單擊“文件”\“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標簽，并雙擊其中的“轉換向導”項目（如圖2，但如果您的機器中沒有安裝此模板，系統會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示您插入Office 2000光盤），再順著向導一步一步操作（如圖3），利用該向導既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word 2000/XP格式，也可以將Word 2000/XP格式批量轉換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信這個強大的功能會給您帶來很大的方便。

圖2

圖3

    3、快速還原圖片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要（如出版、發行等），要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應圖像后復制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果您的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”\“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網頁一樣），非常方便。

    4、給Word文件減肥

　　現在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料文件也不例外。如我們在Microsoft Word 中打一點兒字，動不動就幾十K字節，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便（尤其是上網發附件）。其實，我們只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果您嫌每次都要“另存為”太麻煩的話�？梢源蜷_Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項（如圖4），以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word 的嵌入字體技術，則在選中“嵌入 TrueType 字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，大大增加文件的大小。

圖4

5、實現Word個性模板　　用Word 建立的文件的默認頁面是A4大小 ，即寬210毫米、高297毫米，但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置。同時，Word 中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，使用手工調整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word 默認的頁面大小和自動縮進，從而實現個性模板�！　。�1）進入Word XP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，您必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊），您會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統就會自動調用Word XP打開它；　�。�2）單擊“文件”\“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，如圖5所示，筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米；

圖5

    （3）單擊“格式”\“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為0.7厘米（相當于兩個漢字字符），即設置每段自動縮進兩格（中國人用中文的特色�。ㄈ鐖D6）；

圖6

　  （4）單擊“文件”\“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件；　�。�5）再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件�！　。�6）上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以剛才您的設置來進行文件處理了。　   6、一次保存多個文件　　在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執行該命令，即相當于將所有的文件進行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：請試具體操作時只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發現，原來的“保存”命令（見附件圖save.bmp）已經變成了“全部保存”命令了（見附件圖saveall.bmp），此時單擊這個命令相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。

圖7

巧思妙想;妙用Word XP中多重剪貼板

剪貼板（ClipBoard）是Windows內置的一個非常有用的工具，通過小小的剪貼板，架起了一座彩橋，使得在各種應用程序之間，傳遞和共享信息成為可能。然而美中不足的是，剪貼板只能保留一份數據，每當新的數據傳入，舊的便會被覆蓋。而在Word 2000中首選引入了多重剪貼板的概念，將剪貼板中所容納數據的數目由1個一下子升級至12個，而在Word XP 中則更多，一下子變成了24個。在Word 2000中的剪貼板只能夠供Word 2000內部使用，而最近筆者在使用Word XP 時卻意外驚喜地發現，我們也可以在其它的Windows 程序中使用Word XP 的“24重剪貼板”功能。這樣，我們在字處理軟件時也可以享受到此特殊的“優惠”。只要我們打開Word XP，并單擊“編輯”\“Office 剪貼板”就會啟動Office 中的剪貼板，此時的“Office 剪貼板”可與標準的“復制”和“粘貼”命令配合使用。當我們在字處理軟件中按下Ctrl+C時，該項目都會被復制到“Office 剪貼板”中，然后在任何時候均可將其從“Office 剪貼板”中粘貼到任何 Windows程序中，而且在退出 Office 之前，收集的項目都將保留在“Office 剪貼板”中，除非您清空或者Office剪貼板容量已滿。不過，在使用時Office 剪貼板時 ，我們必須將Word XP程序打開，為了減少其空間，可將它拉成一很小的窗口（不能最小化，因為Office 剪貼板是它的子窗口，一旦Word XP 窗口被最小化后，則Office 剪貼板也會被最小化而影響使用），然后就在Windows程序中工作，想粘貼內容時，只要用鼠標輕輕雙擊任務欄上的Office剪貼板圖標或者點擊一下Word XP程序窗口，Office 剪貼板窗口就會顯示出來了，此時就可以看到剪貼板中的數據及個數，選擇自己需要的直接粘貼即可，的確非常方便（見圖more.bmp）。

小技巧 大作用雕蟲小技之Word技巧放送

（一級小標題）快捷鍵完全現身
　　 在Word操作中，有許多快捷鍵，如新建文檔Ctrl+N、居中Ctrl+E、保存文檔Ctrl+S等�？旖萱I讓我們操作更便捷、更準確，如果一時記不起這些快捷鍵，只需將鼠標移至工具欄按鈕上，系統就會自動彈出該按鈕的快捷鍵，但在Office的默認安裝下并未啟用顯示屏幕快捷鍵功能，那就只好自己動手啟用。單擊Word主窗口中的菜單“工具” |“自定義”，在打開的窗口中選擇“選項”，勾選“在屏幕提示中顯示快捷鍵”，最后單擊“關閉”按鈕即可（如圖1）。

　　 （一級小標題）菜單減肥瘦身

　　 在Word中，每個工具菜單下面都有不少的命令，讓人眼花繚亂，稍有不慎便會選錯。其實有些命令是我們平時根本用不著的，因此，不少人總想將這些相對“冷僻”的命令刪除，還Word菜單簡潔之身。運行Word后，然后按組合鍵“Alt+Ctrl+-（短橫鍵）”，這時屏幕上便會出現一條黑色的短粗線，接著在不需要的菜單命令上點擊一下，即可將其刪除（如圖2）。

    執行該操作后，在“工具”菜單下還會多出一個“工具自定義刪除快捷方式”的命令，以后只須點擊它就能實現刪除菜單命令的操作（如圖3）。

　　 （一級小標題）翻頁自動無限
　　 當在Word中閱讀一篇較長的文章時，如果你覺得反復地翻頁是一件很煩人的事，那就讓Word也自動翻頁吧。在Word中打開要閱讀的文章，選擇菜單“工具”|“宏”|“宏”。在彈出的對話框中，在“宏的位置”下拉框中選擇“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中選擇“AutoScroll”并點擊“運行”按鈕（如圖4）。

    現在，鼠標指針會自動跳到右邊的滾運條上，指針在滾動條的上半部，則向上翻頁，在下半部則向下翻頁，放在中部則暫停翻頁，要關閉自動翻頁功能，只要隨便點一下鼠標即可。如果經常使用此功能，可將它添加到工具欄中，選擇“工具”|“自定義”，選擇“命令”選項卡，在“類別”中選擇“所有命令”，然后從“命令”框中將“AutoScroll”拖到工具欄上，此時工具欄上就出現了“自動滾動（A）”，單擊它則可啟動自動滾動功能（如圖5）。

　　 （一級小標題）添加工作菜單
　　 工作菜單要算是Word中一個較鮮為人知的重要特性，你可以使用工作菜單來保存常用的Word文件以方便快速訪問。添加方法如下：選擇“工具”|“自定義”，選擇“命令”選項卡，在“類別”方框中點擊“內置菜單”，將右側的“命令”方框中的“工作”拖動到菜單欄或顯示的工具欄中（如圖6）。

    當你草擬好一份文件存盤后，點擊“工作”|“添加到‘工作’菜單”，今后如需再次打開該文件，無需到硬盤中去東找西翻，只需點擊“工作”菜單，在下拉列表中直接選擇就行了（如圖7）。

Office超強技巧連載─圖片和多媒體技巧

 給文檔添加圖片可以使其圖文并茂，從而產生更好的效果。這一期我們會和大家一塊兒討論Word文檔中圖片和多媒體的相關技巧，從而讓你制作出更靚更好的文檔，讓別人對你刮目相看！

    讓圖片如影如隨

    用Word編排包含圖片的文件時，因為經常要對所生成的文件修改，但其中的圖片會一會兒上一會兒下，重新調整起來非常麻煩。不過，只要在插入或粘貼一張圖片后，可以右擊該圖片，選擇“設置圖片格式”，再在打開的設置窗口中單擊“版式”標簽，并單擊“高級”鈕，在打開的的窗口中的“選項”下選中“對象隨文字移動”選項。以后，該圖片上方或下面的文字復制、刪除、更改后該圖片就會隨文字自動作調整。

    圖形固定技巧

    插入Word文檔中的圖形會隨段落移動，有時候我們并不希望這樣。解決這個問題的方法是：選中文檔中需要禁止移動的圖片，用鼠標右鍵單擊它打開快捷菜單，選擇其中的“設置圖片格式”。再單擊“版式”選項卡中的“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框中的“圖片位置”選項卡。將其中的“對象隨文字移動”和“鎖定標記”兩個復選項取消，單擊“確定”按鈕即可生效。

    快速還原圖片文件

    有時出于特殊需要（如出版、發行等），要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時，可以用Word打開這個文件，再選擇“文件”→“另存為Web頁”，Word就會自動地把其中內置的圖片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上.files的文件夾下（與在IE中保存的網頁一樣），非常方便。

    快速導入圖片文件