WPS表格中如何設置數據有效性?

　　我們來看看WPS 2013有什么新功能新亮點吧?

　　我們先來看看WPS2013的官方介紹有啥新亮點。

　　WPS2013的新組件——輕辦公，能讓你跟同事在一個圈子里共同敲改文檔方案，這功能后面有詳細介紹，這里簡單略過。

　　在WPS2012崛起的時候，WPS就有三大亮點，一是完美兼容微軟office文檔，二是正版免費，三是操作習慣完全模擬微軟Office。正因為有了這三大亮點，在各種打擊盜版的國情之下，各大公司的辦公電腦都紛紛被換上了滿足普通辦公需求的WPS2012……而WPS2013肯定是繼續將這三大亮點繼續發揚光大。

　　WPS2013Android版支持直接從云端打開office文檔，無需預先通過數據線等先把Office文檔等挪到手機里。而WPS2013iOS版目前依然只能用來看PPT，功能需要進一步加強。

　　WPSOffice有微軟Office沒有的幾個很好用的功能，分別是稻殼兒在線模板、在線素材和文件保險箱(文件保險箱相當于文檔在線備份功能，而微軟Office2013也加入類似的在線存儲文檔的功能)。稻殼兒在線模板已經成為WPS不可或缺的一部分，無論打開文字(Word)、表格(Excel)還是演示(PPT)，WPS2013默認都會自動加載這個稻殼兒在線模板。

　　撰寫行政公文是辦公室工作人員必備的工作技能之一，公文的撰寫過程大體分為文頭、正文、落款等三大部分。很多工作人員為了省事，再加上對于“WPS 文字”軟件掌握的不夠全面，只是運用“插入文本框和直線”之類的簡單操作來完成相關步驟。此法雖然快捷，可是由于相對于格式的變化適應性差和文章的整體性不規整等缺點，一直困擾著辦公室工作人員日常工作。其實只要合理運用分節符概念，并結合頁眉、頁腳和正文區域，對公文進行三大塊的整體劃分，在每個區域內再結合表格制作與頁面設置等相關屬性的具體操作，就可以輕松完成整個公文制作，并且下次制作時只要單獨改動文本即可。下面就讓我們學習一下“WPS文字” 中制作公文的三板斧，掌握后大家就會輕松學會公文的制作技巧了! 一板斧：特色頁眉 操作步驟：將光標定位在新文檔第一頁的開頭處，鼠標單擊“插入→分隔符→連續分隔符”命令，將正文與文頭區域分割成兩節。如圖1所示。

　　鼠標左鍵單擊“文件”→“頁面設置”，在出現的“頁面設置”提示欄內選擇“版式”選項卡，在“頁眉和頁腳”標簽下“頁眉”設置欄內填寫適當數值。這個數值表示的是“頁眉”區域頂端到頁面上邊界之間的距離，由實際測量得來。在“預覽”標簽下“應用于”下拉框中選擇“本節”。這個數值表示的意義是以上的設置只對本節起作用。 具體要求設置如圖2所示。

　　鼠標左鍵單擊“視圖”→“頁眉和頁腳”，此時屏幕會出現“頁眉和頁腳”工具欄，并且光標在頁眉區域為閃動狀態。此時，用鼠標選擇頁眉區域內唯一的段落標記，如圖3所示。

　　然后鼠標左鍵單擊“格式”→“邊框和底紋” →“邊框”，然后設置“線型”為“單實線”，“顏色”為“紅色”，“寬度”為“3磅”，接下來鼠標左鍵單擊“預覽”框中的“下橫線”位置。設置如圖4所示。

　　將光標定位到正文區域，鼠標左鍵單擊“表格”→“插入”→“表格”，在“插入表格”提示欄內設置“表格尺寸”中的行數為3，列數為2，這些數值依具體情況而定。在表格中輸入適當文字。然后通過測量公文文頭各個文字之間的距離，經過合并單元格，設置單元格對齊方式及調節表格行高和列寬等操作方法形成如下表格。如圖5所示。

　　然后設置單位名稱對齊效果。鼠標全選所有單位名稱，單擊快捷菜單中的“分散對齊”命令，具體設置如圖6所示。

　　設置“文件”二字字號大小與實際公文中“文件”二字大小相同，適當調節“文件”二字的縮放比例，選擇“文件”二字后，鼠標左鍵單擊“格式”→“字體”→“字符間距”，設置如圖7所示。

　　這一步的目的是使“文件”二字高度達到與單位名稱的兩行累計高度對齊的效果。 鼠標選中整個表格，右鍵單擊表格，在出現的菜單中選擇“表格屬性”→“表格”→“邊框和底紋” →“邊框”→“設置”→“無”→“確定”。設置如圖8所示。

　　將光標定位于頁眉區域內的“段落標記”處，鼠標選中整個表格，右鍵單擊表格，在出現的菜單中選擇“表格屬性”→“表格”→“文字環繞”→“環繞”→ “定位”→“表格定位”→“垂直”→“位置”→“-50毫米”→“相對于”→“段落”。注意，這里的“5厘米”，是指讓表格以頁眉區域內的段落標記為基準，向上移動的距離。此值由測量公文中單位名稱到文頭橫線之間的距離而定。設置如圖9所示。

　　文頭效果如圖10所示。

　　二板斧：規整正文 操作步驟：輸入完正文內容后，鼠標左鍵單擊“視圖”→“頁眉和頁腳”，將光標定位到第2節頁眉區域，此時第2節頁眉內會自動鏈接第1節頁眉中的文頭內容，鼠標左鍵單擊快捷菜單欄內“同前節”按鍵，去除與第一節頁眉之間的鏈接關系，然后將自動鏈接到頁眉中的文頭內容刪除。具體設置如圖11所示。

　　若不想顯示頁眉當中的橫線，可仿照上面已經介紹過的設置方法，只是將“設置”內容選為“無”即可。將光標定位到第2節正文區域內，單擊“文件”→ “頁面設置”→“文檔網格”→“指定行和字符網格”→“字符”→“每行28”→“行”→“每頁22行”→“預覽”→“應用于本節”。如圖12所示。

　　在上圖中鼠標單擊“字體設置”→“字體”→“中文字體”→“仿宋GB2312”→“字型”→“常規”→“字號”→“三號”→“確定”。如圖13所示。

　　三板斧：靈活頁腳 演出現場：為了將落款表定位到偶數頁頁腳的效果，可能會遇到3種情況。 情況1：如果公文結束于偶數頁，并且此頁留有放置落款表的足夠空間，那么仿照“一板斧”中“插入分節符”的方法插入“連續”分節符，仿照“一板斧”中“表格”內容的方法設置落款表。 情況2：如果公文結束于偶數頁，并且此頁已經沒有放置落款表的足夠空間，那么在段落結尾處敲擊回車鍵，將光標定位到奇數頁，仿照“一板斧”中“插入分節符”的方法插入“下一頁”分節符，仿照“一板斧”中“表格”內容的方法設置落款表。 情況3：如果公文結束于奇數頁，那么仿照“一板斧”中“插入分節符”的方法插入“下一頁”分節符，仿照“一板斧”中“表格”內容的方法設置落款表。 落款表具體效果如圖14所示。

　　公文制作最終效果，如圖15所示。

　　總結： 1、文頭與落款表分處于頁眉與頁腳區域內，與正文不屬于同一層上，在文字編輯過程中不會因為文字的增加與減少而發生位置上的移動。 2、采用“表格”與“頁眉和頁腳”結合的形式，這種設置方法易于整體控制文頭及落款表的位置，提高了文檔的整體性和易操作性。

　　在WPS2012里，以下三招即可為我們的閱讀帶來極大的方便。

　　第一招：使用Web版式視圖

　　單擊“視圖”菜單下的“Web版式”按鈕(如圖2)，即可在Web版式視圖下閱讀電子書(如圖3)

　　第二招：隱藏功能區

　　單擊屏幕右上角的“顯示/隱藏功能區”按鈕(如圖4)即可隱藏WPS2012的功能區，進一步增大閱讀區域(如圖5)。

　　第三招：插入書簽方便后續閱讀

　　電子書的內容太多，為了方便下次閱讀，我們可以插入一個書簽。將光標定位在“帶著一個謎出發”右側，單擊“插入”菜單下的“書簽”按鈕(如圖6)，在彈出的“書簽”對話框里輸入“阿笑的書簽”后，單擊“添加”按鈕(如圖7)即可完成書簽的添加。

　　下次打開電子書閱讀時，只需在“書簽”對話框里單擊“定位”按鈕，即可迅速找到書簽所在的位置，開始閱讀。

　　先打開WPS文字2012，待將要進行問詢的內容輸入完成后，將光標定位到要進行選擇的**后面，在菜單欄中單擊“插入”選項卡，然后在“窗體”功能區中單擊“復選框型窗體域”按鈕(如圖1)，待插入完成后再單擊“窗體域底紋”命令將窗體域底紋取消，最后單擊“保護窗體域”按鈕。這樣，當我們用鼠標點擊復選框時，即可在選中、未選中狀態中切換了(如圖2)。

　　當在調查問卷中如果有需要二選一，或多選一問題時，我們可以使用“下拉型窗體域”功能。方法是：先將光標定位到要選擇的**位置，在“窗體”功能區中單擊“下拉型窗體域”按鈕，此WPS會自動插入一個窗體域，用鼠標雙擊窗體域，待激活“下拉型窗體域選項”對話框后，在對話框中單擊“增加”按鈕，然后在選擇框中輸入可選擇的內容(如圖3)。再次單擊“增加”按鈕，繼續添加新的選擇內容，直到將可選擇內容添加完畢，單擊“確定”關閉對話框，最后單擊“保護窗體域”即可。這樣，當我們在用鼠標點擊窗體域時，就會彈出可選擇的選項(如圖4)，單擊相應選項即可完成選擇。

　　提示：如果對我們添加的選項內容位置感覺不合適，可以單擊“上移”或“下移”按鈕進行位置調整。

　　在制作窗體域時，如果怕使用者有不懂之處，我們還可以添加“幫助”文件。方法是在“某某窗體域選項”對話框中單擊“添加幫助文字”命令，然后在打開的“窗體域幫助文字”對話框中選擇“F1幫助鍵”選項卡，再選擇“自己鍵入”，最后輸入幫助文字內容(如圖5)，點擊“確定”退出，最后在“窗體”功能區中單擊“保護窗體”按鈕即可。這樣當我們用鼠標點擊“窗體域”，在鍵盤的功能區中按下F1鍵時，就會打開該窗體域的幫助說明了(如圖6)。

　　將調查問卷制作完成后，就可以發送進了。用WPS制作的電子版調查問卷是不是既節約了成本，又能體現低炭環保的理念?真是一舉兩得啊!

　　在一份試卷中，會有多道題目，每道題目的分值又各不同，如何快速計算所有題目的總分呢?，大家都知道在電子表格里可以方便的進行計算，其實在wps文字里也可以用公式對表格進行計算，但每道題的分值并沒有在表格里，而是分散在每道題題目的后面，如何對這些分值進行計算呢?我們可以利用書簽來計算總分，但書簽的插入和修改有時候不是很方便，這里我們用文字型窗體域來添加書簽，便于修改，具體操作如下：

　　一、利用窗體域插入書簽

　　1. 在編輯完試卷后，我們在需要插入分值的地方插入文字型窗體域，單擊“插入”選項卡，單擊窗體分組里的文字型窗體域，即可插入一個文字型窗體域，默認有灰色底紋，方便我們操作。

　　2. 雙擊剛才插入的文字型窗體域，彈出選項窗口，在默認文字里輸入本題的分值，如20，在書簽處輸入一個書簽名，這里我們就以題目序號作為書簽名，便于識別，注意書簽名不能以數字開頭。這樣一個值為20的窗體域書簽就創建好了，按次方法依次在每道題后面插入窗體域書簽。

　　二、書簽的計算

　　1. 插入公式域。切換到“插入”選項卡，點擊域按鈕在需要插入總分的地方插入公式域，在等號后面輸入“一+二+三+四+五”把每道題分值的書簽加起來，最后的域代碼為“=一+二+三+四+五”

　　2. 分值的修改。雙擊文字型窗體域，在彈出的窗口中可對分值進行修改，對分值進行了修改，還必須對總分進行更新，用鼠標右鍵單擊總分，在彈出的菜單中點擊更新域即可。

　　以后在修改試卷的時候，只需要對題目和分值進行適當的修改就可以了，如果增減了題目的話，還需要對公式進行相應的修改，然后更新總分就可以了。

 　　打開WPS演示 找到工具欄選項 點擊常用，這樣我們會發現導航欄會出現一排新的導航!

　　選擇需要轉換的文字，點擊導航中的”繁“字即可看到效果，繁體轉換為簡體也是同樣的操作!

　　只需兩部輕松的完成轉換簡繁體字。