一、 硬件部份：
    1、 會計電算化必須配備專用計算機及相關外圍設備。
    2、 會計電算化用計算機必須專機專用，禁止任何人用其做其它工作。
    3、 會計電算化用計算機必須配備不間斷電源，防止意外斷電造成數據丟失或破壞。
    4、 嚴禁在會計電算化用計算機上玩游戲。
    5、 定期對硬件進行檢查，以保證計算機系統安全正常運行，防止發生意外造成數據丟失或破壞。
    6、 除被允許操作財務軟件的人員外，其他人未經會計電算化負責人允許任何人不得擅自變動會計電算化計算機的擺放位置。
    7、 有外單位送來的數據盤，在使用前必須做檢查病毒工作。其他的外來軟盤一律禁止使用。
    8、 因違反以上相關規定而造成損失者，將追究其相關責任。

     二、 軟件部分
    1、 企業實施會計電算化必須經相關財政部門評審認可的商品化財務軟件。必須經相關財政部門評審認可后方可脫離手工記賬。
    2、 原版軟件由專人妥善保管。嚴禁擅自個性軟件程序。如有必要個性軟件程序時必須與軟件開發商聯系。
    3、 會計電算化軟件運行過程中發生故障應及時由公司軟件維護人員維護或請軟件開發商派員維護，并做好維護記錄的登記工作。
    4、 定期對軟件進行檢查，保證系統安全正常運行。
     5、 按會計檔案管理制度中的有關規定，及時對系統中的會計數據進行備份。

   （二）《崗位責任制度》
    一、 會計電算化人員分工：
    1、 為適應會計電算化后會計工作重點的轉移和崗位的變動，需要對財會人員的工作內容、任務及相互分工做出新的組合和調整。
    2、 會計工作崗位劃分為：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理
    3、 電算化會計崗位劃分為：會計電算化負責人、系統管理員、會計電算化操作員、數據審核員、會計檔案管理員。會計電算化負責人不利兼管出納工作。出納售貨員不利兼任會計電算化操作員。

    二、 會計電算化人員的崗位責任制
    1、 會計電算化負責人。由具備會計和計算機相應知識以及相關的會計電算化組織管理經驗的會計主管兼任。主要責任是：
    （1） 領導本單位的會計電算化工作，擬定會計電算化的中長期發展規劃，負責有關制度的制定和調整，做好會計電算化系統操作運行情況的總結工作。
    （2） 負責上機人員的使用權限，協調會計電算化系統各類人員的工作質量考評。
    （3） 檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入的數據符合系統的要求。
    （4） 檢查計算機輸出賬表、憑證數據的正確性和及時性。
    （5） 審批會計電算化系統各有關資源（包括數據及文檔資料等）的調用、修改和更新。
    （6） 在系統發生故障時及時到場，組織有關人員盡快恢復正常運行。
    （7） 負責會計電算化系統運行安全性、正確性、及時性的檢查工作。
    2、 系統管理員。由具有相當的會計和計算機專業知識的人員擔任。主要責任是：
    （1） 嚴格遵守會計電算化的有關規章制度，做好使用權限內的各項工作。
    （2） 負責會計電算化系統運行環境的建立、維護。負責對會計電算化系統硬件、軟件的檢查和故障處理工作。保證會計電算化系統的正常運行。
    （3） 負責與軟件開發商聯系，及時解決運行過程中所發生的問題。協助會計電算化負責人向軟件開發商提出修改或升級要求。
   （4） 協助會計電算化負責人檢查數據備份工作，檢查會計電算化系統的安全性、正確性、及時性。
    3、 會計電算化操作員。由持有《會計電算化培訓合格證》的會計人員擔任。主要責任是：
    （1） 嚴格遵守會計電算化的有關規章制度，做好使用權限內的各項工作。
    （2） 嚴格按照輸入憑證做好數據輸入操作規程，輸出完畢進行檢查核對，核對無誤后交審核員復核。如發現輸入憑證有疑問或錯誤時，及時向會計電算化負責人或專職會計人員反映，不利擅自作廢或修改。
    （3） 當天的日記帳數據，做到當天輸入。輸入后即打印當天的賬表，做到當日記賬當日清
    （4） 安需要及時打印會計電算化所有的明細帳、總分類帳、會計報表和自動轉帳憑證。
    （5） 每次操作完畢，應及時做好種類數據備份和數據存檔。
    （6） 注意安全保密，各自的操作口令不利隨意泄露，各自的備份數據應妥善保管。
    （7） 操作過程中發現故障，應及時向會計電算化負責人報告，并做好故障記錄和上機記錄等工作。
    4、 數據審核員。由持有《會計電算化培訓合格證》的會計人員擔任。主要責任是：
    （1） 嚴格遵守會計電逄化的有關規章制度，做好使用權限內的各項工作。
    （2） 嚴格按照工作要求做好各種數據的審核工作。
    （3） 對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證，退還各有關人員更正、補齊后再進行審核。
    （4） 對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據不予簽章確認。
    5、 檔案管理員。由持有《會計電算化培訓合格證》的會計人員擔任。
    （1） 嚴格遵守會計電算化的有關規章制度，做好使用權限內的各項工作。
    （2） 負責會計電算化系統各類數據磁盤及各類報表、憑證資料的備份和存檔保管工作。
    （3） 做好各類數據、資料、憑證的安全保密工作，所有資料不利擅自出借。
    （4） 按規定期限，向各類有關人員催交備份數據和存檔數據。

    （三）操作管理制度
     一、 操作人員的管理：
    1、 會計電算化的操作人員必須持有《會計電算化培訓合格證》。
    2、 由會計電算化負責人分別對系統管理員、會計電算化操作員、數據審核員、會計檔案管理員的操作權限給予界定，防止越權操作所引起的數據丟失、紊亂和泄密現象出現。

    二、 上機操作記錄制度：
    1、 會計電算化各崗位人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、運行時間和運算情況。若有問題發生應及時記錄并向會計電算化負責人報告。
    2、 對于重大運行故障，除按規定登記外還必須填寫《故障報告單》。
    3、 操作記錄每月裝訂成冊，日常由會計電算化各崗位人員妥善保管，年終交聯社檔案室歸檔。

    三、 財務處理制度：
    1、 會計電算化負責人在每年末建立下一會計年度的完整的財務文件，根據現行的財務制度，運用當前的在用會計電算化系統規則正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但已制單或記帳的會計科目不得修改或刪除（財務的修改工作由會計電算化負責人執行）。
    2、 轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的二十天內完成結轉各賬戶的年初手續，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記賬以前可以修改，當年記賬以后如有調整，只能通過填制記賬憑證進行。
    3、 任何登記入賬的經濟業務都必須填制記賬憑證，摘要區要規范填入。在機器上填制的記賬憑證編號應當連續。編號出現間斷時，應在斷號后的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。
    4、 記賬憑證必須經過會計電算化負責人簽字后才能根據其登記賬簿。復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記賬憑證進行復核簽字，同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記賬憑證制單和復核不能是同一個人。
    5、 記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。
    6、 出納人員根據會計電算化負責人審查并準許報銷的憑證，收入或付出的款項，同時登記訂本式日記賬，定期（每星期或每月）與計算機生成的日記賬核對，確保金額相符。出納員不允許進行憑證錄入、記賬等系統性的操作，只允許做銀行對賬、打印銀行、現金日記賬操作。
    7、 根據工作需要確定每月記賬期限。每月至少記賬一次。每月月末以前應將當月所有的收支及轉賬業務全部登記入賬。至少每月核對一次總賬，每季度核對一次明細賬。
    8、 平時可以只打印滿頁的賬簿數據，但每年年末必須將全部賬簿數據打印輸出。

    四、 數據資料保管制度
    1、 在錄入或修改數據時先確認不間斷電源工作正常，防止因斷電造成數據丟失。
    2、 使用質量好的軟盤。保管好軟盤并定期有最新的防毒軟件檢查，確保備份數據的可靠性。軟盤須貼上標簽，注明日期、科目及備份順序。
    3、 會計憑證、賬簿、報表按會計制度及會計電算化有關規定按期打印，附上封面裝訂成冊，并加蓋操作、審核和會計電算化負責人的印章。所有備份盤及打印資料一式兩份交檔案管理員分開歸檔，以策安全。
    4、 所有會計備份軟盤入打印資料，保存期限不少于會計檔案法規規定的期限。會計檔案不得隨便調閱或借出。未經會計算負責人批準不得自行銷毀。

    五、 運行和維護制度
    1、 上機操作前，應審核資料，檢查機器情況，并注意防止密碼外泄。密碼要不定期變更。
    2、 操作時要集中精神。操作時不得閑談、吃零售、看無關書報。
    3、 嚴格按工作分配來操作，禁止盜用別人的姓名、密碼來操作。
    4、 每次操作均應先開電源和不間斷電源，再開外設，后開主機。關機次序相反。

    （四）《檔案管理制度》
    一、 磁盤數據的維護
    1、 認真做好數據備份工作。備份軟盤必須寫清數據備份時間。年度數據必須備份兩套或三套，分別存放在非機房的不同地點。
    2、 當會計電算化系統數據的確由于硬件或病毒等原因出現故障時，由系統管理員做數據恢復工作，確保會計電算化系統中硬盤數據的安全準確。
    3、 建立制度，對進出系統進行登記。做到一能明確責任，二能為事后審計或檢查提供線索。

    二、 會計數據檔案管理
    1、 現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管�，F金收付業務要做到當日業務當日清�，F金記賬憑證一律由專職會計人員手工記賬憑證（脫離手工后不必手工做憑證）審核無誤后當日輸入計算機并交出納員核對現金庫存，月末打印的現金賬頁需經出納員核對相符后，由出納員及會計電算化負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印交檔案管理員妥為保管。
    2、 銀行記賬憑證、賬冊的輸出及保管。會計電算化操作員及時把審核無誤的記賬憑證當日輸入計算機并交出核對，月末打印的銀行日記賬需經出納員核對相符后，由出納員和會計電算化主管簽字蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印交檔案管理員妥為保管。
    3、 轉賬憑證的輸入、賬冊的輸出及保管。會計電算化操作員及時將審核無誤的轉賬憑證輸入計算機由數據審核員審核確認。月末打印輸出。按月裝訂成冊，并加蓋封印交檔案管理員妥為保管。
    4、 科目匯總表、賬簿的打印和保管。
    （1） 現金、銀行日記賬每天核對，按月打印。
    （2） 銀行余額調節表每月打印一次。
    （3） 總分類賬和各種明細分類賬，試運行期間每月打印一次；甩賬后可根據需要打印。
    （4） 會計報表、計算表、分析表、按管理要求和時間打印輸出。
    （5） 所有會計檔案須經有關會計電算化人員審核無誤后簽字生效。

    三、 檔案的歸檔手續
    1、 系統軟件文件、財務核算軟件。在投入使用前由系統管理員向檔案管理員辦理移交手續。
    2、 會計數據文件。根據法定的會計期間，每月、季度會計核算工作完成和年度會計決算報告期終了，由檔案管理員負責將所有會計數據庫檔案歸檔保存。所有會計電算化系統提供的打印功能輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表等核算資料，必須經過會計電算化負責人和系統管理員簽字或蓋章認可，才能作為正式的局面檔案資料保存。
    3、 會計電算化系統打印的會計數據檔案行政管理缺損時，必須補充打印，并由有關操作員在打印輸出的頁面上簽章注明，由會計電算化負責人和系統管理員簽章認可。
    4、 其他文件。根據會計電算化業務狀況，由操作員與檔案管理員酌情（定期、不定期）輸移交歸檔手續。

    四、 檔案的保管
    1、 檔案的保管環境要做到防盜、防磁、防潮、防污染、防有害生物。
    2、 為了防止儲存環境發生不安全情況，磁性介質會計檔案應當備份一式兩份或三份，由檔案管理員儲存在不同地點，或由多人保管儲存，如檔案管理員、系統管理員等各一份。

    五、 檔案的保管期限
    1、 一般磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總賬數據（包括年度數據和月份數據）應當永久保存。明細賬和記賬憑證及其他數據資料需按會計檔案的保管期限保管。
    2、 為了保持磁性介質中儲存的各類文件適宜的存量，對超過保管期限或無使用價值的文件，應當定期或不定期執照有關會計檔案銷毀手續進行刪除或者不再備份。

    六、 檔案的安全保密和調檔制度
    1、 本企業會計單位內部調檔，可通過檔案管理員直接索取。
    2、 本企業各部門調檔，經會計電算化負責人同意，由檔案管理員或系統管理員具體輸出。
    3、 上級主管部門調檔，應由會計電算化負責人通知檔案管理員具體辦理。
    4、 其他單位調檔，應由會計電算化負責人通知檔案管理員具體辦理。
    5、 辦理檔案交接手續必須填寫“檔案交接登記表”或“檔案查詢登記表”，以明確責任。
    6、 外單位的軟盤必須經過防病毒檢驗。對于硬盤中的會計數據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數據不得進行非系統允許的操作。
    7、 對外單位原則上不提供源程序和有關保密文件。

    七、 檔案管理的實施
    1、 日常業務責任制工作由會計電算化檔案管理員的崗位負責。
    2、 檢查工作由會計電算化負責人組織系統管理員等相關崗位人員定期或不定期進行。